Juridique

Qu’est-ce que le systeme de regie d’avances ?

Il y'a 2 ans
Temps de lecture : 4minutes
Par avocat-lesage

Si vous êtes à la recherche d’une méthode simple pour surveiller votre petite caisse, une régie d’avances pourrait être excellente. Mais connaissez-vous réellement ce que stipule la régie d’avance ? Découvrez dans cet article le système de régie d’avances.

Signification de régie d’avance

La régie d’avances est un cadre comptable qui permet de suivre la façon dont votre entreprise dépense l’argent comme l’indique le guide suivant. En général, les régies d’avances sont utilisées pour représenter des sommes négligeables (une quantité modeste d’argent utilisée pour des choses plus modestes, par exemple des fournitures de bureau, un repas de traiteur, des cartes pour les clients, etc.) L’élément critique du cadre de la régie d’avances est la manière dont toutes les dépenses doivent être rapportées. Cela vous permet d’avoir un meilleur contrôle sur les paiements en espèces effectués par votre organisation.

Pourquoi utiliser une régie d’avances pour la petite caisse ?

L’un des avantages fondamentaux de la régie d’avances est qu’elle contribue à dissuader les dépenses non autorisées, car les fonds enregistrés sont réservés à un usage spécifique. Étant donné que les régies d’avances versent généralement une quantité d’argent similaire avant d’être rechargées, il est beaucoup plus facile d’identifier les disparités et les fausses déclarations des employés. En d’autres termes, vous aurez beaucoup plus de visibilité sur vos ajustements de fonds insignifiants et sur l’utilisation de ces fonds.

Néanmoins, il est également essentiel de noter qu’il existe des limites liées à une régie d’avance représentant la petite caisse. Étant donné qu’elle dépend d’un dépositaire de la petite caisse pour enregistrer les paiements de manière appropriée, la structure de régie d’avances peut éventuellement entraîner des pertes d’argent dans l’entreprise.

Comment fonctionne la procédure de petite caisse de régie d’avances ?

Vous avez besoin de savoir comment fonctionne une régie d’avances pour la petite caisse ? C’est généralement basique, voici donc un guide petit à petit que vous pouvez suivre pour obtenir un peu plus de données :

Tout d’abord, on crée une régie d’avances. Ce compte est utilisé pour payer les coûts casuels, par exemple, les fleurs pour le départ d’un employé. La régie d’avances a une quantité limitée d’argent et est conservée dans le dossier de votre organisation.
Chaque fois qu’un coût est payé par le biais du système de la petite caisse de la régie d’avance, il doit être archivé avec les reçus. Votre groupe de comptabilité doit examiner le registre pour détecter toute erreur entre l’argent réel et l’argent normal dans le registre. Si vous constatez effectivement des disparités, elles doivent être examinées.
La régie d’avances pour la petite caisse doit être renouvelée régulièrement à partir d’un autre registre pour garantir un équilibre correct.

L’enregistrement de votre régie d’avances avec des reçus vous aide à observer le montant de l’argent dépensé pour des coûts fortuits, tout en vous protégeant des fausses déclarations des travailleurs.

Le sort de la régie d’avances

Alors que la méthode de petite caisse de la régie d’avances avait une portée générale, la visibilité accrue des échanges électroniques a entraîné une diminution de l’utilisation de la régie d’avances. Lorsqu’elles sont confrontées à des coûts coïncidents, de nombreuses organisations utilisent des cartes de crédit ou demandent à leurs représentants de payer en argent et de demander un remboursement à l’organisation. En plus du fait que les cartes de crédit offrent une documentation électronique, ils ne vous demandent pas de recharger les actifs dans le compte, ce qui implique qu’ils sont devenus un choix préféré. Si vous tenez vraiment à réaliser une régie d’avances pour la petite caisse, allez-y, mais rappelez-vous qu’il existe différents choix qui vous sont accessibles.